Installation d’une Machine affranchissements

La mise en place d’une Machine affranchissements dans une entreprise requiert une attention particulière pour éviter que celle-ci se retrouve liée par contrat à un prestataire pour une solution inadaptée. Pour éviter ce problème, il est préférable d’étudier précisément :

  • Le volume de plis traités dans l’entreprise,
  • L’équipement central et les périphériques,
  • Le choix du concessionnaire,
  • Le choix du mode de financement,
  • Les engagements possibles avec la poste pour ,
  • Les contrats de maintenance et d’assistance.

Projet de machine affranchissement

La gestion de ce projet étant confiée à une personne ou à un groupe projet, en fonction de votre organisation et de la taille de votre entreprise, il est possible alors de faire un premier tour d’horizon sur Internet. Grâce à ces recherches préalables, vous allez identifier les prestataires potentiels, étudier les dispositions et obligations légales, et découvrir les solutions en matière de Machine affranchissements et ses différents fonctionnements.
Une fois ce premier repérage réalisé, il faut définir les objectifs et recenser les besoins de votre organisation : le volume de plis traités, la nature et la destination des envois, le budget actuellement investi dans l’, le taux d’occupation de la personne responsable du service courrier. Autant de questions qui participent à la définition de la machine à timbrer cible et au budget à investir.
L’installation d’une solution d’affranchissement en interne peut concerner d’autres services que le service courrier. En effet, les services comptables peuvent être demandeurs d’informations statistiques ou de contrôle des budgets. Ce partage d’informations a une influence sur le choix de la solution qui doit être connectée sur le réseau local de l’entreprise. La solution Machine affranchissements retenue doit permettre d’un côté les connexions vers les services postaux et de télémaintenance et d’un autre côté autoriser l’accès aux informations à d’autres intervenants de l’entreprise.

Démarches pour votre machine à affranchissement

machine-a-affranchirL’équipe constituée à l’occasion de ce projet synthétise les différentes données recueillies et formalise un cahier des charges de manière à pouvoir mener une consultation auprès des différents concessionnaires possibles. Cette consultation peut être très rapide si le besoin exprimé trouve une réponse dans une solution directement opérationnelle, comme avec les tpMAC. Par contre, si l’installation nécessite le partage d’informations, le paramétrage de l’équipement central et des périphériques, et si les plis représentent de gros volumes, la grille de choix du prestataire doit prendre en compte la capacité de celui-ci à gérer toutes les facettes d’un projet sensible.
Parallèlement aux recherches et contacts pris auprès des concessionnaires, vous devez vous rapprocher de votre agence postale Belge avec laquelle vous allez signer un contrat vous autorisant à utiliser une machine à . Préalablement à cette démarche, vous pouvez télécharger les conditions générales « Affranchissement par machine à affranchir ». Ce document précise le cadre légal de l’utilisation d’une et les conditions à respecter. Il indique par exemple que seules les affranchisseuses agréées par la poste peuvent être utilisées. Au moment de concrétiser votre engagement auprès du concessionnaire, celui-ci vous fera signer une demande d’autorisation qu’il transmettra aux services postaux concernés. Ce n’est qu’à la réception de la notification positive de la poste que vous pourrez affranchir vous-même vos plis.

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